Финансовый отчет

Получатели грантов несут ответственность за предоставление полного описания расходов, которые были осуществлены на средства гранта. Содержащаяся в финансовом отчете информация необходима Фонду для контроля за выполнением условий Договора о гранте по расходованию средств, которые должны осуществляться в строгом соответствии со статьями утвержденного бюджета (приложение 4). Отчет должен включать следующие элементы:

1. Отчет по фактическим расходам в соответствии с бюджетом проекта, приложенным к Договору о гранте, с письменным объяснением любых отклонений от бюджета. Приложение 5 к Договору содержит форму представления финансового отчёта.
2. Перемещение средств между статьями бюджета без согласования разрешается только в случаях, когда перемещаемая сумма не превышает 10% от утвержденного бюджета. Перемещение средств в большем от утвержденного бюджета или создание новой статьи расходов возможно лишь после письменного запроса и письменного одобрения Фонда.
3. Для затрат, на сумму, превышающую 30,000 (тридцать тысяч) тенге к финансовому отчёту прикладываются четкие, читаемые копии первичных документов, которые подтверждают расходы. Эти документы должны быть пронумерованы в соответствии с затратами, показанными в реестре финансовых операций по проекту. Название расходов и сумма, указанные в реестре финансовых операций, должны строго совпадать с названием расходов и суммой, указанных в платежном документе. Все документы должны быть оформлены в соответствии с действующими правилами, закрепленными в законах и других нормативно-правовых актах РК. Если Вы не можете предоставить документы, подтверждающие трату, то необходимо дать этому письменное объяснение.
4. Для исключения возможности нецелевого использования средств гранта во всех платёжных поручениях на сумму, превышающую 30,000 (тридцать тысяч) тенге должен быть указан номер договора, в рамках которого производится платёж или же выражение «за счёт Гранта Фонда Сорос – Казахстан».

Примерный перечень документов, копии которых необходимо включать в финансовый отчет:

А.        Заработная плата

1. Приказ руководителя организации о возложении полномочий по реализации проекта на штатных сотрудников, с указанием процента занятости в проекте, размера оплаты труда за счет средств гранта.
2. Расчетная ведомость начисления заработной платы (должна быть подписана руководителем, бухгалтером проекта и руководителем организации).
3. Табель рабочего времени (для штатных сотрудников).
4. Документ, подтверждающий получение заработной платы исполнителями проекта (ведомость получения заработной платы, либо расходные кассовые ордера, либо платежные поручения с заверенным списком получателей средств).
5. Договоры с внештатными сотрудниками организации — исполнителями проекта (должны содержать следующую информацию: должность сотрудника, обязанности сотрудника, период действия Договора, размер оплаты труда – в соответствии с бюджетом проекта).
6. Акты выполненных работ (для внештатных сотрудников).
7. Расчет отчислений в бюджет (должен производиться в соответствии с каждой ведомостью начисления заработной платы).
8. Платежные поручения.

Б.        Покупка товаров (оборудования, расходных материалов и т.д.) за наличный расчет.

1. Расходно-кассовый ордер (с указанием номера Договора о выделении гранта и размера суммы, которая выдается из средств гранта).
2. Авансовый отчет.
3. Приходно-кассовый ордер (если выданные средства израсходованы не полностью).
4. Документы, подтверждающие произведенные расходы: кассовые чеки, накладные или товарные чеки, заверенные круглой печатью организации, у которой куплен товар. Если на товарном чеке отсутствует круглая печать, то должны быть указаны название и адрес магазина, наименование и сорт товара/изделия (его артикул), цена, дата продажи, ФИО продавца, тогда печать может быть не круглой.
5. В тех случаях, когда товар приобретается на рынке, подтверждающим документом служит акт с печатью рынка.

В.        Покупка оборудования и расходных материалов за безналичный расчет.

1. Счет.
2. Платежное поручение.
3. Счет-фактура.
4. Товарная накладная.

Г.        Оплата услуг.

1. Договор.
2. Счет.
3. Счет-фактура.
4. Платежное поручение.
5. Акт выполненных работ.

Д.        Аренда и содержание помещений, коммунальные платежи

1. Платежное поручение.
2. Счет.
3. Счет-фактура.
4. Договор.

Е.        Командировочные расходы

1. Приказ о направлении работника в командировку, служебное задание и отчет о командировке.
2. В случае возмещения работнику расходов по проезду на городском общественном транспорте, в приказе руководителя организации о возложении полномочий по реализации проекта на штатных сотрудников организации или в Договоре с внештатным сотрудником должно содержаться данное условие.
3. Проездные документы (билеты, квитанции).
4. Документ, подтверждающий получение сотрудником суточных (авансовый отчет/расходный кассовый ордер с отдельно выделенной суммой суточных).
5. Платежный документ, подтверждающий оплату расходов за проживание в гостинице.
6. Счет, на основании которого произведена оплата расходов за проживание в гостинице.

Ж.       Транспортные расходы (если автомобиль находится на балансе организации)

1. Путевые листы.
2. Документально подтвержденные расходы на бензин.

З.         Транспортные расходы (если автомобиль не находится на балансе организации)

1. Договор аренды.
2. Акт приема/передачи автомобиля.
3. Путевые листы.
4. Документально подтвержденные расходы на бензин.

И.        Расходы на связь

1. Платежное поручение.
2. Счет.
3. Счет-фактура.
4. Договор.
5. Распечатка телефонных разговоров с пометкой разговоров по проекту (для междугородних переговоров).

К.        Банковские расходы

1. Договор с банком.
2. Тарифы на банковские услуги, действующие на момент расхода.
3. Платежный документ (платежное поручение).
4. Если указанная в первичном документе сумма состоит не только из средств гранта, укажите на копии платежного документа сумму средств гранта. Например, «в том числе 1200 тенге из средств по Договору №…»
5. На всех платежных документах должно быть указано название и адрес организации, продающей товар.
6. Фонд сохраняет за собой право доступа к первичной документации.
7. При подготовке отчета требуется использовать утвержденную в Приложении 5 к Договору форму, показывая все индивидуальные затраты, сделанные в течение проекта. Эти документы должны быть подписаны бухгалтером и директором организации (лицами, имеющими право подписи), и заверены печатью.
8. Нарушение требований Фонда к отчетным документам может привести к признанию расходов нецелевыми со всеми вытекающими последствиями.