Как работать из дома эффективно

Президент Казахстана Касым-Жомарт Токаев порекомендовал казахстанским работодателям перевести до 70% работников на дистанционную работу до тех пор, пока ситуация с коронавирусом в стране не улучшится. Если вы впервые сталкиваетесь с работой из дома, и не знаете, как настроить себя на рабочий лад в непривычной домашней атмосфере, то мы подготовили для вас несколько советов, которые помогут вам сохранить эффективность в новых условиях.

Почему работать дома труднее?

Все дело в обстановке и привычке. Если вы не работаете нон-стоп 24/7, как, например, журналисты, то дома, скорее всего, не проверяете рабочую почту и не доделываете отчеты для начальства. Вы привыкли дома заниматься домашними делами, смотреть сериалы, читать книги, отдыхать. И это нормально.

Если вы живете не одни, то сконцентрироваться на работе еще труднее: вы будете отвлекаться на семью и домашних животных. Незаметно для себя, но не бесследно для времени, вы будете обсуждать новости, готовить обед, играть с кошкой или собакой, лежать на диване или хотя бы смотреть в окно. Вам будет казаться, что дома у вас появилась лишняя минутка, чтобы загрузить стирку или вздремнуть, но это иллюзия – рабочий день в самом разгаре и работа требует вашего внимания.

Как наладить работу?

Составьте список задач, которые вы должны выполнять ежедневно в том объеме, в каком вы обычно выполняете в офисе. Никаких поблажек. Не пытайтесь держать их в голове – выписывайте на бумагу или занесите в ваш смартфон. Это поможет вам, во-первых, расставить приоритеты, во-вторых, сверяться по тому, что сделано и что предстоит сделать. Кроме того, у вас не будет ощущения, что вы ничего не делаете, а время так и уходит. Выполненные задачи придадут вам мотивации закончить остальные.

• Составьте график работы, а затем ставьте напоминания на телефоне о начале рабочего дня, наступлении и конце обеда, завершении рабочего дня. Это также будет держать вас в тонусе и напомнит вам, если вы вдруг засиделись на кухне.
• Держите связь с командой. Работа в офисе дает нам ощущение причастности к общему делу, контакт с коллегами вне офиса также поможет вам глубже погрузиться в рабочий процесс. К тому же, небольшие онлайн планерки и «сверки часов» с командой – это важно для того, чтобы руководители могли быть уверены в том, что работа не остановилась.
• Поговорите с вашими домочадцами о том, что даже если вы и находитесь дома, вы все же недоступны для посторонних дел, за исключением экстренных случаев. Можно выбрать какой-то знак, который сигнализирует о том, что вы работаете по аналогии с табличкой «Не беспокоить» на дверях номеров в отеле. Это может быть красная или зеленая карточка у вас на рабочем столе. Если у вас есть шумоподавляющие наушники, то они хоть немного, но помогут вам не отвлекаться.
• Не отвечайте на звонки на домашний телефон – вы на работе. Не открывайте соседям, если это не что-то экстренное. Если вы открыли дверь, то объясните, что вы сейчас работаете и у вас мало свободного времени.

Эти первые шаги сделают вашу работу дома более удобной, вы сможете сохранить эффективность и оценить все плюсы удаленной работы. Поверьте, их много.

Также мы попросили сотрудников и партнеров фонда поделиться своим опытом работы из дома: как они обустраивают свое рабочее пространство и меняют режим дня.

Айнур Шакенова, координатор Образовательной инициативы Фонда Сорос-Казахстан:

«Я всегда работала в офисе и мне резкий переход на работу из дома дался не так легко. Чтобы трудиться эффективно, не теряя темпа и интереса к работе, я и мои коллеги выработали для себя несколько простых правил. Думаю, они универсальны, и вы тоже можете попробовать их использовать. Во-первых, соблюдайте режим. Если раньше вы вставали в шесть, то лучше продолжать вставать в шесть, а лишние минуты потратить на зарядку или приготовление завтрака. Мне настроиться на работу помогает соблюдение моих обычных ритуалов: душ, макияж, прическа. Единственное послабление – это форма одежды, но, сразу говорю, лучше отказаться от пижамы или растянутых треников в пользу чего-то хоть и мягкого, но более презентабельного.

Подготовьте рабочее место. Вам должно быть удобно, насколько это возможно. Подготовьте семью и близких. Они должны понимать, например, что закрытая дверь к вам в комнату означает «не входить, мама\папа\дочь\сестра\брат работает». И все, никаких исключений.

Составляйте план работы на день до самых мелких деталей. Используйте специальные программы для концентрации внимания (это, кстати, полезно и при работе в офисе). Например, программа «Помидор» делит время на 25 минут работы и 5 минут отдыха. Очень удобно. Делайте зарядки. Для глаз, шеи, лица. Вставайте и приседайте. Разминайте суставы и поясницу. Пейте больше воды и съедайте несколько фруктов в день.

А еще звоните людям. Надо слышать голоса и ощущать присутствие другого человека. Делитесь. Эмоциями, мыслями, идеями. Проводите совместные онлайн-сессии, встречи и совещания. И главное, будьте добры и благодарны. Все время напоминайте себе, что ваши трудности временны и ничего не значат по сравнению с теми проблемами, которые сейчас испытывают врачи, медсестры, пациенты, люди в больничном карантине».

Асель Есжанова, руководительница Urban Forum Kazakhstan:

«Я начала работать из дома еще 6 лет назад. Несмотря на то, что у нас теперь есть классный офис с крутым коллективом, я все же иногда остаюсь в квартире, особенно когда надо сконцентрироваться над серьезной задачей.

Самая большая опасность отвлечься от работы для меня – это кухня. Внезапно приходит в голову приготовить еду, но я уже почти научилась с этим справляться: забираю чай в кабинет. К концу дня на рабочем столе выстраивается ряд из кружек. Могут отвлекать цветы и книги. Сейчас воспринимаю желание полить домашние растения, переставить горшки, полистать книги или перевешать принты на стенах как разминку между сменой заданий.

Думаю, что очень важно для работы дома организовать рабочее пространство – подобрать правильную высоту кресла, заранее разложить на столе все предметы, которые понадобятся, включить музыку с определенным ритмом и в нужной громкости, поставить телефон на режим без звука, заварить себе свежий чай с любимым ароматом, предусмотреть приятное освещение, то есть создать максимально комфортную атмосферу. Иногда мне это так помогает, что до глубокой ночи не могу оторваться от дел.

Если вы впервые работает дома, то я бы предложила поверить в свою волю. Напомнить себе о том, что много вдохновляющих профессионалов работают в таком режиме. Понаблюдать за своей продуктивностью – в какое время суток дела быстрее решаются и ориентироваться на свои ощущения. Написать список вопросов, которые обязательно необходимо решить и с удовольствием вычеркивать их, когда они будут завершены. Ставить фоном какую-нибудь долгую и умную беседу на YouTube и желательно слушать ее в колонке с хорошим звуком.

Галымжан Оразымбет, исследователь Zertteu Research Institute:

Все начинается с хорошего сна. Если нету необходимости вставать рано, стараюсь хорошенько выспаться, чтобы потом целый день на него не отвлекаться. После завтрака составляю список задач на день по следующей системе:

1. Срочные и важные
2. Срочные, но не важные
3. Важные, но не срочные
4. Не срочные и не важные.

Список приоритетов тоже составляется исходя из этих категорий, но если нет срочной необходимости, то обязательно начинаю с самой легкой задачи чтобы «обмануть» мозг. А потом приступаю к более сложным вопросам, так как к этому времени мозг уже «разогнался», организм полностью погружен в рабочий процесс, включен режим работы.

Работа из дома удобна тем, что в любой момент можно приостановить работу и перекусить. Я живу в частном секторе, поэтому могу спокойно выйти во двор, прогуляться. Даже могу поработать в саду. В планировании рабочего дня очень важно правильно распределить работу в течение дня.  Самый пик рабочего процесса у меня, обычно, после ужина. Поэтому, самую важную, основную работу оставляю на это время.